Für ein Digitalprojekt planen Sie die Entwicklungssumme plus jährlich 15 bis 20 Prozent für Betrieb und Weiterentwicklung. Rechnen Sie zusätzlich 10 bis 15 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes ein und beachten Sie, dass die zweite Ausbaustufe oft nach 12 bis 18 Monaten fällig wird — mit halber bis dreiviertel Höhe der Erstinvestition. Wer nur die Entwicklungssumme plant, unterschätzt das Gesamtbudget um mehr als die Hälfte.
Aus welchen Blöcken besteht ein Projektbudget?
- Konzept und Vorphase: 5 bis 10 Prozent der Gesamtsumme — Geld gut angelegt, spart im Projekt Mehrfaches.
- Design und Entwicklung: 60 bis 75 Prozent — der Hauptteil, oft als Festpreis.
- Inhalte: Text, Bild, Video — häufig unterschätzt oder gar nicht eingeplant.
- Test und Abnahme: 5 bis 10 Prozent — Zeit für ordentliches Prüfen vor dem Livegang.
- Betrieb im ersten Jahr: Hosting, Wartung, Sicherheitsaktualisierungen, kleine Anpassungen.
Wie viel Puffer ist realistisch?
10 bis 15 Prozent der Entwicklungssumme. Weniger bedeutet, dass jede kleine Änderung im Projekt eine Diskussion auslöst. Mehr signalisiert, dass der Umfang unklar ist — dann lohnt sich eher eine kurze Vorphase, um das Projekt sauberer zu schneiden.
Wichtig: Puffer heißt nicht Reserve für Vergessenes, sondern für bewusst geplante Änderungen im Verlauf. Dinge, die man erst sieht, wenn man das Konzept konkret vor sich hat.
Warum ist der Betrieb so teuer?
Weil eine Website oder Software nicht fertig ist, wenn sie live geht — sie ist frisch. Sicherheitsaktualisierungen, kleinere Anpassungen an geänderte Bedingungen (neue Zahlungsart, neue Browser, neue Anforderungen), Fehler in seltenen Konstellationen. All das entsteht laufend.
15 bis 20 Prozent der Entwicklungssumme pro Jahr sind eine bewährte Faustregel. Weniger heißt in der Regel: Der Aufwand fällt trotzdem an, aber unsichtbar — als Sicherheitsrisiko oder als Sanierungskosten in drei Jahren.
Was ist mit der zweiten Ausbaustufe?
Nach 12 bis 18 Monaten sehen Sie, was tatsächlich funktioniert und welche Funktionen fehlen. Dann steht die zweite Investition an — realistisch mit 50 bis 75 Prozent des ersten Budgets. Wer diese Runde nicht mit einplant, hat entweder ein zu großes erstes Projekt oder verpasst den Zeitpunkt, an dem echte Wirkung entsteht.
Was gehört selten ins Angebot, kostet aber trotzdem?
- Interne Zeit für Abstimmung und Freigaben — zwei bis vier Stunden pro Woche über die Projektlaufzeit.
- Beschaffung von Bildmaterial, Nutzungsrechten, Fachtexten.
- Anpassungen an Fremdsystemen (CRM, ERP), die eigentlich außerhalb des Projekts liegen.
- Schulung des eigenen Teams für die Pflege — häufig ein halber bis ganzer Tag pro Redakteur.
Wie erkennen Sie ein unrealistisches Angebot?
An einer Nummer ohne Herleitung. Ein seriöses Angebot zeigt, welche Blöcke welche Summen ausmachen und welche Annahmen dahinterstehen. Wer eine runde Zahl nennt und die Bestandteile verschweigt, verhandelt später über das, was nicht drinstand.
Wer nur die Entwicklung plant, hat die Hälfte der Kosten übersehen.