SaaS lohnt sich, wenn ein reifer Anbieter Ihren Prozess bereits gut abbildet, die Nutzerzahl überschaubar bleibt und Ihre Daten nicht strategisch heikel sind. Eigene Software lohnt sich, wenn die Lizenzkosten stark mit Nutzern wachsen, der Prozess Ihr Wettbewerbsvorteil ist oder Sie SaaS-Werkzeuge bereits mit manuellen Umwegen verbinden. Ab etwa 30 Nutzern wird der Vergleich wirtschaftlich interessant.
Was spricht für SaaS?
SaaS-Produkte sind sofort einsatzbereit, werden vom Anbieter gepflegt und skalieren technisch mit. Für Buchhaltung, Videokonferenzen, Ticketing oder CRM ist die Auswahl reif — hier selbst zu bauen bringt fast nie Vorteile.
Der zweite Vorteil ist die Lernkurve: Wer eine bekannte SaaS-Lösung einführt, findet dokumentierte Best Practices, Schulungen und Fachkräfte, die das Werkzeug bereits kennen.
Wann kippt die Rechnung?
- Die Lizenzkosten wachsen schneller als das Unternehmen — etwa weil pro Nutzer und Monat abgerechnet wird.
- Sie zahlen für einen Funktionsumfang, den nur wenige Rollen wirklich nutzen.
- Zwischen zwei SaaS-Systemen sitzen Mitarbeitende und übertragen Daten manuell.
- Der Anbieter erhöht Preise stärker als andere Kostenblöcke oder ändert Bedingungen.
- Der Prozess, den Sie abbilden wollen, ist genau das, was Sie vom Wettbewerb unterscheidet.
Zwei oder mehr dieser Punkte sind ein guter Anlass für eine Fünf-Jahres-Rechnung — Lizenz gegen Entwicklung plus Betrieb.
Welche Risiken hat SaaS?
Die Kernrisiken sind Abhängigkeit und Datenhoheit. Ein Anbieterwechsel ist selten trivial, und viele SaaS-Anbieter hosten außerhalb der EU. Prüfen Sie vor jedem Einführen, wie Sie Ihre Daten strukturiert wieder herausbekommen und wo diese verarbeitet werden.
Und die Risiken eigener Software?
Zwei sind real: Der Umfang wächst während des Projekts, und die Software braucht laufend Zuwendung — realistisch 15 bis 20 Prozent der Entwicklungssumme pro Jahr. Beides ist beherrschbar, wenn Sie den ersten Ausbaustand klein halten und den Betrieb einplanen.
Gibt es einen Mittelweg?
Häufig ja: SaaS für die regulierten Standardbereiche (Buchhaltung, Lohn, Mail), eine eigene Anwendung für den Kernprozess, verbunden über Schnittstellen. So bleibt der Pflegeaufwand dort, wo er Wert schafft — und die Lizenzkosten sind auf ein Minimum reduziert.
Mieten Sie das, was der Markt besser kann. Bauen Sie das, worin Sie besser sein wollen.