Individualsoftware kostet je nach Umfang zwischen 15.000 € für ein klar abgegrenztes internes Werkzeug und 250.000 € oder mehr für eine unternehmensweite Plattform. Den Aufwand treiben vor allem Anzahl und Tiefe der Fachprozesse, Schnittstellen zu Bestandssystemen sowie Anforderungen an Rollen, Rechte und Revisionssicherheit — nicht die Zahl der Bildschirme.
Warum gehen die Preise so weit auseinander?
Software wird nicht nach Umfang bezahlt, sondern nach Komplexität. Zwei Anwendungen mit gleich vielen Ansichten können sich im Aufwand um den Faktor fünf unterscheiden — je nachdem, wie viele Regeln, Sonderfälle und Abhängigkeiten dahinterstehen.
Ein Beispiel: Eine Urlaubsverwaltung ist überschaubar. Sobald Tarifverträge, Schichtmodelle, Vertretungsregeln und ein Export an die Lohnbuchhaltung dazukommen, wird daraus ein anderes Projekt.
Welche Faktoren treiben den Aufwand?
- Fachliche Tiefe: Wie viele Regeln und Ausnahmen bildet die Software ab?
- Schnittstellen: Jede Anbindung an ERP, CRM, DATEV oder Warenwirtschaft ist ein eigenes Teilprojekt — besonders bei älteren Systemen ohne dokumentierte API.
- Rollen und Rechte: Ein einfaches Login ist schnell gebaut. Feingranulare Berechtigungen mit Mandantentrennung sind es nicht.
- Datenmigration: Bestandsdaten aus gewachsenen Systemen sind selten sauber. Das Bereinigen wird regelmäßig unterschätzt.
- Compliance: DSGVO, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen oder branchenspezifische Auflagen erhöhen den Aufwand spürbar.
Welche Größenordnungen sind realistisch?
- Abgegrenztes internes Werkzeug: 15.000 – 40.000 € — ein Prozess, wenige Rollen, keine oder eine Schnittstelle.
- Fachanwendung für eine Abteilung: 40.000 – 120.000 € — mehrere verbundene Prozesse, Rollenmodell, Anbindung an Bestandssysteme.
- Unternehmensweite Plattform oder SaaS-Produkt: ab 120.000 € — Mandantenfähigkeit, Abrechnung, Betrieb und Weiterentwicklung über Jahre.
Wie bekommen Sie eine belastbare Schätzung?
Eine seriöse Schätzung braucht keine vollständige Spezifikation, aber eine klare Antwort auf drei Fragen: Welcher Prozess soll abgelöst werden, wer arbeitet damit, und mit welchen Systemen muss die Software sprechen?
Wir arbeiten deshalb mit einer kurzen Vorphase: zwei bis drei Termine, in denen der Prozess aufgenommen und die Schnittstellen geprüft werden. Das Ergebnis ist ein Festpreisrahmen statt einer Hausnummer.
Was kostet der Betrieb nach der Einführung?
Rechnen Sie jährlich mit 15 bis 20 Prozent der Entwicklungssumme für Wartung, Sicherheitsaktualisierungen, Hosting und kleinere Anpassungen. Wer diesen Posten streicht, zahlt ihn später als Sanierung.
Der teuerste Weg zur Individualsoftware ist die zu billige Vorphase.