Die Gesamtkosten einer Website setzen sich zusammen aus Erstinvestition, laufendem Betrieb, redaktioneller Pflege, interner Arbeitszeit und dem Neuaufsatz nach vier bis sechs Jahren. Über fünf Jahre gerechnet erreichen die Folgekosten regelmäßig die Größenordnung der Erstinvestition. Erst diese Betrachtung macht Angebote wirklich vergleichbar.
Aus welchen Posten besteht die Gesamtrechnung?
Die Erstinvestition ist der einzige Posten, den jedes Angebot ausweist. Die übrigen tauchen verteilt über Jahre in verschiedenen Kostenstellen auf und werden deshalb selten zusammengezählt.
- Aufbau: Konzept, Gestaltung, Umsetzung, Inhalte, Umzug von Bestandsdaten, Abnahme.
- Infrastruktur: Hosting, Domains, Zertifikate, Sicherungen, gegebenenfalls ein Auslieferungsnetzwerk.
- Lizenzen und Dienste: Redaktionssystem, Suchfunktion, Formulardienst, Einwilligungsverwaltung, Auswertungswerkzeug, Bildmaterial.
- Wartung: Aktualisierungen, Sicherheitsprüfungen, Fehlerbehebung, Erreichbarkeitsüberwachung.
- Redaktion: neue Seiten, Aktualisierung bestehender Inhalte, Referenzen, Stellenangebote.
- Weiterentwicklung: jährliche Ausbauten, neue Seitentypen, Anpassung an geänderte Anforderungen.
- Neuaufsatz am Ende des Lebenszyklus.
Welche laufenden Kosten werden regelmäßig übersehen?
Am häufigsten unterschätzt werden die Abonnements. Ein Auftritt mittlerer Größe hängt schnell an fünf bis acht kostenpflichtigen Diensten — Einwilligungsverwaltung, Bilddatenbank, Formularversand, Schriftlizenz, Auswertungswerkzeug, Erreichbarkeitsüberwachung. Einzeln unauffällig, in Summe ein spürbarer Jahresposten.
Der zweite blinde Fleck sind Pflichtanpassungen. Rechtliche Vorgaben ändern sich, Browser ändern ihr Verhalten, Zahlungs- oder Kartendienste stellen Schnittstellen um. Diese Arbeiten bringen keinen sichtbaren Fortschritt, fallen aber verlässlich an.
Der dritte ist die Rückkehr des Provisoriums. Was beim Start als Zwischenlösung durchgeht — eine handgepflegte Liste, ein nicht angebundenes Formular — verursacht über Jahre monatliche Handarbeit.
Wie viel interne Arbeitszeit müssen Sie einrechnen?
Deutlich mehr, als in der Projektplanung steht, und dieser Posten ist meist der größte unsichtbare. Rechnen Sie nach unserer Projekterfahrung für einen mittelgroßen Unternehmensauftritt mit einem halben bis einem Personentag im Monat für Pflege, Abstimmung und kleine Korrekturen.
Ein Personaldienstleister mit wöchentlich wechselnden Stellenangeboten liegt deutlich darüber, ein Auftritt mit statischem Leistungsangebot darunter. Bewerten Sie diese Zeit mit einem internen Stundensatz und schreiben Sie sie in die Rechnung. Sonst erscheint jede Lösung günstig, die Arbeit nach innen verlagert.
Wie sieht eine Fünf-Jahres-Rechnung konkret aus?
Ein Beispiel für einen individuell gebauten Unternehmensauftritt im mittleren Bereich des Korridors von 6.000 bis 45.000 Euro, hier mit 24.000 Euro Erstinvestition angesetzt. Die Folgeposten sind Größenordnungen, keine Preisliste.
- Jahr 1: Erstinvestition, dazu ab Go-live anteilig Betrieb und Wartung.
- Jahr 2 bis 5: Betrieb und Wartung als jährlich wiederkehrender Posten in der Größenordnung von zehn bis zwanzig Prozent der Erstinvestition.
- Jahr 2 bis 5: jeweils ein kleinerer Ausbau, etwa ein neuer Seitentyp oder eine zusätzliche Sprachfassung.
- Durchgängig: interne Redaktionszeit, bewertet mit einem internen Stundensatz.
- Jahr 5 oder 6: Neuaufsatz, wobei Inhalte, Struktur und Gestaltungssystem übernommen werden und die Kosten senken.
Wer diese Zeilen ausfüllt, kommt über fünf Jahre regelmäßig auf das Anderthalb- bis Zweifache der Erstinvestition. Diese Zahl gehört in den Budgetantrag, nicht die Angebotssumme.
Wer nur die Erstinvestition vergleicht, wählt zuverlässig das Angebot mit den höchsten Folgekosten.
Wie schneiden Baukasten, CMS und individuelle Lösung ab?
Der Baukasten hat die niedrigste Einstiegshürde und die planbarsten Monatskosten. Seine Gesamtkosten steigen dort, wo Anforderungen über den Rahmen hinausgehen: Jede Sonderlocke wird zur Handarbeit, und ein Wechsel bedeutet praktisch einen Neuanfang.
Ein verbreitetes Redaktionssystem liegt in der Mitte. Die Erstinvestition ist moderat, die Erweiterungsmöglichkeiten sind groß, der Wartungsaufwand aber dauerhaft höher, weil Kern und Erweiterungen laufend aktualisiert werden müssen und sich gelegentlich gegenseitig stören.
Eine individuell gebaute Lösung kostet zu Beginn am meisten und im Betrieb oft am wenigsten, weil weniger bewegliche Teile vorhanden sind. Sie rechnet sich, wenn der Auftritt eine Kernrolle im Vertrieb spielt und mehrere Jahre laufen soll. Für eine kleine Präsenz mit fünf Seiten ist sie überdimensioniert.
Wie senken Sie die Folgekosten schon beim Aufbau?
Die wirksamsten Hebel liegen am Anfang, kosten dort wenig und zahlen fünf Jahre lang zurück. Wer sie beim Aufbau übergeht, kauft sich dauerhafte Handarbeit ein.
- Wenige, gut durchdachte Seitentypen statt Einzelanfertigungen: Jede Sonderseite muss dauerhaft mitgepflegt werden.
- Redaktionelle Bausteine, die die Fachabteilung selbst zusammensetzen kann, ohne Rückfrage beim Dienstleister.
- Automatisierte Ausspielung wiederkehrender Inhalte wie Stellenangeboten, Terminen oder Referenzen aus einer Quelle.
- Sparsamer Einsatz kostenpflichtiger Fremddienste; jeder zusätzliche Dienst ist ein Abonnement und eine Abhängigkeit.
- Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit von Beginn an mitdenken, auch wenn beides erst später aktiviert wird.
Der zweite Punkt hat den größten Effekt auf die interne Zeit. Wenn jede Inhaltsänderung einen Auftrag auslöst, entsteht neben den Kosten eine Bremse: Inhalte veralten, weil ihre Aktualisierung zu umständlich ist. Ein gut geschnittener Redaktionsbereich hält den Auftritt lebendig und senkt gleichzeitig den Rechnungsbetrag.
Der dritte Punkt lohnt sich vor allem für Unternehmen mit häufig wechselnden Angaben. Wer offene Stellen einmal pflegt und sie automatisch auf Übersichtsseite, Detailseite und Ausgabeformat für Portale verteilt, spart im Jahresverlauf mehrere Arbeitstage.
Wo entstehen versteckte Kosten?
Abhängigkeiten sind der teuerste unsichtbare Posten. Wenn nur ein Dienstleister das System versteht, bestimmt er den Preis jeder Änderung. Fordern Sie deshalb Quellcode, Zugänge und Dokumentation als Bestandteil der Lieferung ein — nicht als spätere Zusatzleistung.
Weitere typische Nachzahlungen entstehen bei Datenumzügen zwischen Systemen, bei nachträglicher Mehrsprachigkeit, bei nachgerüsteter Barrierefreiheit und bei Auswertungslösungen, deren Preis mit dem Zugriffsvolumen steigt. Alle vier lassen sich beim Aufbau günstig vorbereiten und werden später teuer.
Wie planen Sie das Budget über die Jahre?
Die verbreitete Praxis lautet: großes Projekt, danach jahrelang nichts. Das erzeugt einen Auftritt, der im ersten Jahr überzeugt und im vierten veraltet wirkt — und dann wieder eine große Summe verlangt, weil zwischenzeitlich nichts gepflegt wurde.
Wirtschaftlicher ist eine gleichmäßigere Verteilung: eine solide Erstinvestition, danach ein jährlicher Posten für Betrieb, Pflege und einen kleinen Ausbau. Der Auftritt bleibt dadurch aktuell, der Neuaufsatz verschiebt sich nach hinten und fällt kleiner aus, weil Struktur und Inhalte tragfähig geblieben sind.
Praktisch heißt das, den Folgeposten im Jahr des Aufbaus bereits für die kommenden Jahre anzumelden. Wer das versäumt, muss jedes Jahr neu um Mittel bitten und bekommt sie erfahrungsgemäß erst dann, wenn etwas sichtbar nicht mehr funktioniert.
Legen Sie außerdem eine Rücklage für den Neuaufsatz an, verteilt über die Nutzungsdauer. Das ist im Mittelstand unüblich für digitale Anlagen, obwohl es für Maschinen selbstverständlich ist — und der wirtschaftliche Zusammenhang ist derselbe.
Wie verteidigen Sie das Budget intern?
Stellen Sie der Gesamtsumme den Beitrag zum Geschäft gegenüber: Wie viele qualifizierte Anfragen entstehen über die Website, welcher Anteil davon wird zum Auftrag, welchen Deckungsbeitrag trägt ein durchschnittlicher Auftrag. Diese Rechnung ist unscharf, aber sie ist die richtige.
Ergänzen Sie eine Vergleichszahl aus dem eigenen Haus — etwa die Kosten eines Messeauftritts oder einer Vertriebsstelle über denselben Zeitraum. In der Gegenüberstellung wirkt ein Fünf-Jahres-Budget für den wichtigsten digitalen Zugang zum Unternehmen meist unspektakulär, und genau das soll es.